Eu sou o Chefe!
– Dê prioridade à isto, por favor, fulano.
– Chefe, eu preciso finalizar esta tarefa conforme o procedimento.
– Mas, fulano, eu sei o que estou fazendo, me respeita que eu sou o chefe!
Será que estou sendo exagerada? Ou é verdade que esta frase quase não vem mesmo sendo mais verbalizada por aí, porém o fato dela não ser dita não significa que as ações não mostrem o que ela quer dizer. Não é mesmo? É dizer – com ou sem palavras – que esta demanda que chefe está pedindo, é mais importante e independente de tudo que você tinha planejado para os resultados do dia de hoje, esta deve ser a prioritária, à partir de agora.
Quando pesquisei sobre os motivos que faziam as pessoas perderem o foco, para escrever o artigo para a edição 111, um dos mais motivos que mais foram relatados pelas pessoas foi exatamente demandas não programadas atravessadas pelos chefes, solicitadas para serem feitas imediatamente sobrepondo a que está sendo realizada.
Para a empresa de qualquer tipo e tamanho crescer e se destacar, além de cuidar para que a oferta do produto ou serviço seja adequada conforme as necessidades do mercado, precisa – principalmente – trabalhar no sentido de padronizar seus processos internos. Definir procedimentos para as atividades diárias, tem um papel muito importante na padronização da experiência do cliente e faz também que a empresa se beneficie internamente, otimizando recursos, desde despesas com viagens, até custos da atividade, mas principalmente cuida para evitar o retrabalho.
Além de estabelecer procedimento padrão para realizar as atividades, algo que pode melhorar a comunicação na equipe e te auxiliar como gestor na definição de prioridades é o planejamento semanal:
- Defina antecipadamente as atividades da semana e compartilhe com aqueles que devem realizá-las, também antecipadamente.
- Enumere as atividades de acordo com a prioridade do dia ou da semana;
- Utilize a técnica “pomodoro” – citada na minha coluna da edição 111 – para focar no cumprimento das atividades chave;
- Trate de uma atividade por vez, não se envolva com mais de uma ao mesmo tempo. Não abra mão de seguir para cada uma delas o seu procedimento padrão;
- Avalie a real necessidade de sobrepor tarefas baseado em critérios claros (urgência, impacto financeiro, impacto operacional, etc).
- Ao solicitar a alguém que priorize uma atividade sua em detrimento da que ela está fazendo, argumente claramente com base critério pelo qual ela é mais importante do que a atual.
Além disso, vamos falar a verdade, as pessoas se sentem bastante valorizadas quando têm uma tarefa confiada a si que pode ser realizada até o final, sem interrupções, não é mesmo?
Texto publicado na Edição 114 da Revista Gestão & Negócios.
Cecília Bettero é administradora, empresária na área de consultoria e treinamento, especializada em Gestão Empresarial pela Fundação Getúlio Vargas // Leia, comente e compartilhe todos os artigos anteriores no site www.ceciliabettero.com.br